働き方

【ちょっと気になる】IT文房具の使い方

投稿日:

事務職・営業職に限らず、今はオフィス系ワークをする上で、PCとインターネットはツールとして当たり前になりました。
もはや仕事の上での文房具の域に達し、コロナ禍で各種見直しや改善が進んでいます。
その電子文房具の使い方でどうもこのところ気になることが。主に社内コミュニケーションのことについてですが、ほとんどボヤキだと思って読んでいただければありがたい限りです。
 

オフィス系アプリケーションの癖

computer
その昔ワープロという、いわば自筆の清書機みたいな位置づけのアプリケーションを、PCやワープロ専用機で走らせて仕事に使っていました。通信機能が無かったのでもっぱら作成しては紙に出すことが目的でしたが、資料や提案書の作成などに相当重宝しました。なにせそれまでは手書きでしたから。
日本語特有の文字や表の組み方ができたこれらのワープロから、マイクロソフトオフィスのワードに変わって、そのやり方では文書を作りにくくなったため、無理やり表計算ソフトのエクセルで文書を作る人が出てきました。
そしてそれから数十年、いまだにExcelで各種文書を作る人が多く、実は結構困ったりしています。文書の更新やテンプレートとしての利用が非常にしにくいからです。
ワードで文章を作る人も、段落やタブなどの仕組みがわからず空白スペースで文書の体裁を整える人が多数で、ちょっとしたことで読みにくい体裁に崩れてしまうので困ったことになります。
あとそもそも論になるとは思いますが、後で編集することを目的としない文書であれば、PDFに仕上げたほうがなにかと都合が良いのですが、編集可能なファイル形式で送られるケースが多いですね。
 

ファイルを添付してメール

computer_emailGoogleドライブを使うようになり、ファイルのありかをURLで共有する方式にすれば、情報の伝達だけでなく共同作業までリアルタイムでできるようになりました。
しかしこの機能の使い方やメリットを知らない人が多すぎ、わざわざファイルをメールに添付して、返信に編集済みのファイルを添付するなどということが横行しています。
知らぬうちに時間を失っていることに気が付かない状態です。
この辺は、たかがITの文房具だということで、しっかり使い方を各自に勉強させることを省略してしまったツケなのかなと思う次第です。
極論すればマイクロソフトオフィスを買わなくても無料でほぼ同等の機能が使えるんですが、Excelでないと動かないマクロとか使って資料を配布したりして、これまた困ったものなんです。
 

電話とメールはチャットにしてほしい

固定電話仕事内容が多岐にわたり項目も多くなってくると、組織内の忙しさが雪だるま式に増加するのはどの会社も同じだと思います。
メールが当たり前になった今でも、ちょっと何か聞きたいことがあると電話をしますよね。電話するまでもないことならメールでとりあえずメッセージを送っておいたりします。この両方を、少なくともチャットにしてほしいと思うことが本当に多いです。
メールは、証拠を残しておく用途にはいいのですが、社内のちょっとした意見交換などにはチャットの方が手軽かつ人の時間を奪わない配慮もされていると思います。最悪なのは電話で、アポ無しの1対1限定のウェブ会議のようであるにもかかわらず、電話に出ないとは何事かと思われてしまうという、この時代では変な位置づけになってしまったのではないかと思います。
部門の固定電話にかかってきた電話に、担当者は席外しで折り返しますなどという会話のやり取りは本当にムダですので、固定電話廃止→各自スマホ装備となりました。一歩前進です。
そしてもう一歩コミュニケーションコストを下げるため、Slackなどのツールを導入しながら、昔のままのIT文房具使いを、一皮剥く時に来ています。
紙とハンコ→デジタルワークフロー、メールと添付→チャットとシェア、電話とfax→チャットシステムに統合,この辺をどうするかという、本当に基本のところをきっちりやって初めて、在宅とか事業小売アップとかの次のステップに、現場としては進めるんじゃないかと思えた一日でした。
 

-働き方
-,

執筆者:


comment

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です

関連記事

train

【定期券の未来】やはりMaaS?

以前通勤定期券の話を少々書きましたが、まだ具体的に定期券巻き上げの通達は会社から来てません。会社の大部分の社員にまだ通勤・出社の必要がある状態のためです。 身近なところでも、ICTの発達スピードに合っ …

countryside

GoToキャンペーン協議の結果

お騒がせの政府によるGoToキャンペーンですが、さっき速報でGoToトラベルについて東京発着分を除外して始めるとの方向のようです。 あんれまぁ、またもや東京由来、な感じのストーリーですね。 &nbsp …

SV-650ABS

ジョブ型雇用のはじまり

長年企業に勤めていると、雇用形態、つまり社員としてはどういう形で雇われているのかということに疑問を持たないまま働き続けている実感です。 いわゆる日本型雇用というのは、最近でこそメンバーシップ型と言われ …

減便、ですか?

本日2020年4月6日、明日にも日本国政府が緊急事態宣言を出すとの報道が飛び交っています。 長いこと生きてて、緊急事態宣言などという状態の中に居ることっていうのは初めてです。 他国ではちょくちょく発表 …

data

テレワークやめた企業

パンデミックの随分と前からすでに、これからはリモートワークや働き方改革を進めていかねば的な議論は進んでいました。 対策をしなければということで引き金が引かれた在宅ワーク。もうやめてしまった企業が26% …

About PALOji * Walker

PALOji*Walkerのぱるおじです。

日々身の回りの事などなどをつぶやく、東京に通うサラリーマンです、まだ。

おでかけをこよなく愛しています。んがっ!今はあまりほっつき歩く雰囲気でなし→悶々としていても仕方ないので、ニューノーマルの生き方をイメージしつつ、次の楽しいことを探して作業と読書にでも励んでいきます。

ぱるおじ*ウォーカートップへ:LINK
YouTube : LINK
Twitter : LINK
Instagram : LINK
Pinterest : LINK


サイト内検索


PR