【ちょっと気になる】IT文房具の使い方
事務職・営業職に限らず、今はオフィス系ワークをする上で、PCとインターネットはツールとして当たり前になりました。もはや仕事の上での文房具の域に達し、コロナ禍で各種見直しや改善が進んでいます。
その電子文房具の使い方でどうもこのところ気になることが。主に社内コミュニケーションのことについてですが、ほとんどボヤキだと思って読んでいただければありがたい限りです。
オフィス系アプリケーションの癖
その昔ワープロという、いわば自筆の清書機みたいな位置づけのアプリケーションを、PCやワープロ専用機で走らせて仕事に使っていました。通信機能が無かったのでもっぱら作成しては紙に出すことが目的でしたが、資料や提案書の作成などに相当重宝しました。なにせそれまでは手書きでしたから。
日本語特有の文字や表の組み方ができたこれらのワープロから、マイクロソフトオフィスのワードに変わって、そのやり方では文書を作りにくくなったため、無理やり表計算ソフトのエクセルで文書を作る人が出てきました。
そしてそれから数十年、いまだにExcelで各種文書を作る人が多く、実は結構困ったりしています。文書の更新やテンプレートとしての利用が非常にしにくいからです。
ワードで文章を作る人も、段落やタブなどの仕組みがわからず空白スペースで文書の体裁を整える人が多数で、ちょっとしたことで読みにくい体裁に崩れてしまうので困ったことになります。
あとそもそも論になるとは思いますが、後で編集することを目的としない文書であれば、PDFに仕上げたほうがなにかと都合が良いのですが、編集可能なファイル形式で送られるケースが多いですね。
ファイルを添付してメール
Googleドライブを使うようになり、ファイルのありかをURLで共有する方式にすれば、情報の伝達だけでなく共同作業までリアルタイムでできるようになりました。
しかしこの機能の使い方やメリットを知らない人が多すぎ、わざわざファイルをメールに添付して、返信に編集済みのファイルを添付するなどということが横行しています。
知らぬうちに時間を失っていることに気が付かない状態です。
この辺は、たかがITの文房具だということで、しっかり使い方を各自に勉強させることを省略してしまったツケなのかなと思う次第です。
極論すればマイクロソフトオフィスを買わなくても無料でほぼ同等の機能が使えるんですが、Excelでないと動かないマクロとか使って資料を配布したりして、これまた困ったものなんです。
電話とメールはチャットにしてほしい
仕事内容が多岐にわたり項目も多くなってくると、組織内の忙しさが雪だるま式に増加するのはどの会社も同じだと思います。
メールが当たり前になった今でも、ちょっと何か聞きたいことがあると電話をしますよね。電話するまでもないことならメールでとりあえずメッセージを送っておいたりします。この両方を、少なくともチャットにしてほしいと思うことが本当に多いのです。
メールは、証拠を残しておく用途にはいいのですが、社内のちょっとした意見交換などにはチャットの方が手軽かつ人の時間を奪わない配慮もされていると思います。最悪なのは電話で、アポ無しの1対1限定のウェブ会議のようであるにもかかわらず、電話に出ないとは何事かと思われてしまうという、この時代では変な位置づけになってしまったのではないかと思います。
部門の固定電話にかかってきた電話に、担当者は席外しで折り返しますなどという会話のやり取りは本当にムダですので、固定電話廃止→各自スマホ装備となりました。一歩前進です。
そしてもう一歩コミュニケーションコストを下げるため、Slackなどのツールを導入しながら、昔のままのIT文房具使いを、一皮剥く時に来ています。
紙とハンコ→デジタルワークフロー、メールと添付→チャットとシェア、電話とfax→チャットシステムに統合，この辺をどうするかという、本当に基本のところをきっちりやって初めて、在宅とか事業小売アップとかの次のステップに、現場としては進めるんじゃないかと思えた一日でした。