働き方 社会

【撲滅対象】メール添付の文書

投稿日:20201221 更新日:

会社で仕事をすすめる上での連絡方法にもいろいろありますが、紙の文書のクセが抜けないデジタル化では、生産性が上がらなそうですね。

今日も会社の営業オフィスあるあるを結構感じてしまいました。

添付の為のムダな労力

mail
伝達する内容を、できるだけ簡潔に、必要とされる相手にだけに迅速に伝えることが何よりも大事ですよね。

誤字や誤変換に気をつけたり、伝え方を工夫するくらいなら良いのですが、文書の体裁に凝りすぎて、納得いくまで編集をするのに時間がかかっている人も多いようです。例えば行の揃えとか表組みや図表などを作り込んだり。相手が紙にプリントしたときに、きっちり体裁が整っているべきだとする文化ですね。

印刷業界で組版でもするのなら別ですが、内容が伝わればそれでいいというメッセージまで編集に時間をかけている事自体、生産性を落としていることになってしまいます。また、受け取ったメールの添付文書を、紙で印刷して今日日どうするんでしょうかね。

紙にしてしまうと検索ができない、場所をとる(不動産コスト)、紙代印刷代がかかる、ファイル・整理・検索・破棄に至るまですべて人の労働による取り扱いが必要になるため、デジタル処理にはスピードとコストで勝てません。

通常の社内連絡では、数行テキストを書いて送れば、スマホで確認してそのままリアクションできるメッセージが大半だと思いますが、メールをわざわざ起こし、本文は挨拶に始まり締めの言葉で終わり、念の為のCC宛先を大量にプラスして送信してしまったら、見なくていい人にまで要らぬタスクが発生し、作業に集中している人の生産性を落とすことになります。

メールの送り逃げという表現も使われるほど、送り手にとって便利なものが、必ずしも受け手にとっては歓迎されないというアプリケーションの典型になってしまったんじゃないかと思います。

要件は添付をご覧くださいということでダウンロードしてパスワード通らなくて電話するとか、さすがに日本政府では禁止になったんでしたっけ。

まずはチャットで仕事を回す

slack
こういうことが雪だるま式に蔓延するようになって15年くらい経ってるような気もしますが、すでにデジタルワークフローが進んでいる会社では、コミュニケーションの基本はチャットに移行しています。

一口にチャットといっても各社様々ですが、リアルタイム性・一覧性・アクセスのしやすさ・レスポンスのしやすさ・操作性等、メールの欠点をなくしたり改善した結果が実装されています。

スマホやPCなどの、デジタルへの入り口文房具を使わなくてはなりませんが、電話通話でタイミングが合わずにコールバックや掛け直しをするより、相当に効率は上がります。

GoogleのChatは結構シンプルで使いやすいのですが、職場の会話のイメージや、情報共有・事業推進・社内風土改革などには、ビジネスチャットの方が向いているでしょう。

Slackはとても使いやすく無料で使える機能が多いので入りやすいかと思います。最近様子を伺ってるのはDiscordLarkですかね。
各種アプリは、良くも悪くも在宅勤務でオフィスでのコラボレーションをやってるような機能が詰まってきてます。もしかしたら営業にもうまいこと使えるかもしれません。

機能が多すぎて使えないという、デジタルツールあるあるをクリアしていく必要がありますが、ゆくゆくはこういうツールをグループや会社単位で導入・活用していくことになるんでしょうね。

あくまでも情報共有と判断を高速で回すためには必須かと思います。

スタイルを変えるだけでも進む

earphone 技術の進化とともに情報ツールが激変してきていますが、それらを便利に使っていると仕事を進めるスタイルが変わってきています。

紙とペンが、スマホとPCに変わっただけでなく、社内外とのコミュニケーションも会議も、ワイヤレスイヤホンを片耳に突っ込んだまま、テキスト・音声をシームレスで使うという感じです。

あらかじめ机とPCと電話を在籍社員全員にあてがう必要が無いということに、このスタイルになりだした頃に気が付きます。

さらに進むと、音声コミュニケーションは、チャットを補完するものだと感じるようになります。不特定多数がダイアル一つでアクセスできるいわゆる電話などは、代表電話以外は廃止したらいいんじゃないでしょうか。

その分、リアルに面会するとか、1対1の通話をするとかいう時間はプレミア時間として、利益を生む販売活動や、人というブランド作りに使うべきということにも気づきます。アイデア創出系も、実際に関係者で会って話すほうが良いとも言われてます。意外性のある出来事から新しい価値が生まれる場合も多いからですね。

そんなステージはとうの昔にクリアしたという会社が羨ましい限りですが、逆に言うと旧態依然とした会社は、事業効率が上がらず人も離れ、これから急速に淘汰されていくのみでしょう。

見た目で判断しやすい現場の問題、勤務スタイルを変えるところからが良いのかもしれません。あ、有線イヤホンをPCにつないでいたほうが、周囲からはオンラインだということがわかりやすかったりします。

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