【精神論ではない】Faxはやめよう
その昔、インターネットも使えず、PCも一人一台無かった時代に重宝されたFAX。このファックスが無くならないのはどうしてでしょうかね。
職場のFax合理化を進めてる最中なんですが、いくつか気がついた点をまとめておこうかと。
Fax有りきで仕事を組み立てている
政府が進めているハンコの廃止よりももっと基本的な分野と感じるのがFAXをどうするかです。
この時代に、パソコン通信の時代と同じ電話回線用モデムを使って通信するレトロなシステムが、なぜかまだ生き残り続けています。
紙の文書をfax設置先に電話番号一つで送りつけることができるこのサービスは、その手軽さゆえまたたく間に日本に普及しました。
世界ではアメリカについで日本はFax王国と言える状態らしいのですが、Faxを廃止しろというような議論はあまり聞きませんね。
ところが、リモートワークを進める一環としてFaxワークフローのリモート化に着手して、予想通りこれは即廃止しなければ業務改革をスタートできない、と確信するに至りました。
そうです、結論としては廃止すべきですが、Faxで成り立ってる産業の人もいると思われることから、あと数年の命と思っておいてもらったほうが良いんじゃないかと言う意味で、利用者のボヤキとしてメモしておきたくなったのです。
まずは、紙やハンコ、ファックスが有ることを前提とした業務フローのルール化は、全廃してデジタルワークフローで考え直していくべきですね。
昔はPC一つが貴重品でした。インターネットも高価でしたが、いまはゼロがいくつ取れたかわからないほどの安価で当たり前のものになっています。ましてやみんなスマホで完結する世界で、デジタル庁ではスマホで1分以上かかる手続きは残さないとの大臣の発言も有りました。
Faxの利用が止まない理由のひとつは、Fax廃止による代わりの手段が思いつかない人が多いということもあるでしょう。
相手方の事情に合わせるためという言い訳
Faxを使う目的は、発信者が何かの情報を相手に届けるためです。相手の手をわずらわせること無く、確実に文書を送信した、つまり相手方に伝えたとされる手法として取り扱われていると思います。
Faxをやめたくなさそうな人の言い分としては、この相手のためをもってメッセージを送っておいてあげるという気遣いだと言うのです。
逆もまた真なりで、相手がFaxを送ることに慣れているためこちらの情報の受け皿としてFaxを用意して置かなければならないとされます。
これはまさしく、メールやスマホなどの情報ツールがない時代の申し子なわけで、今となっては欠点のほうが多く、それをカバーするなどの余計な仕事も生み出します。
例えば誤送信によって信用を失ったりリカバリに工数を取られたり、社内と思って送った先が取引先で機密情報が漏れたり、通信エラーや宛先不明、紛失、汚損、低品質で文字が読めない、などなど、例を上げたらキリが有りません。
こういう問題にも昭和の経営者が慣れてしまっているので、それをさばくための工数も、社員の人数、つまり経営コストに反映されてしまっているのですね。
Faxごときの文房具にかまったりしないという感じで、特に重要視はされていません。業務効率を下げる固定電話も同様ですね。
気がついていないコスト高と生産性低下
でも、Faxや固定電話での会話そのものに、オフィスで展開する事業の生産性を激落ちさせる要因があることに気が付かなければなりません。
たかが仕事のツールの話、されど経営直結のコストの話です。
一定量の事業活動に費やす人の配置とタスク配分、それを一定の時間に押し込めるためには業務効率を上げる以外に有りません。
電話回線の代わりにインターネットで通信する方式のFaxもありますが、基本は電話回線を使い、会社案内や名刺に表示したり、取引先に正式に案内するなどしています。今どきアナログ音声の電話回線ですよ？
文書というひとまとまりになった書類情報を、営業時間外でもいつでも連絡事項を一方的に送りつけておくことができることで、送り側の利便性が非常に高いことも理由の一つです。
受信側が受け取った文書は翌営業日に担当が仕分け・配布して対応するという具合です。
もうこの時点で完全に生産性はアウトですね。なぜなら、
- 送る文書を作り、それを紙にプリントアウトする手間とコストがムダ
- 紙になった文章にハンコやサインするならそれもムダ
- できた紙をfax機のところまで行って送信する工数がムダ
- 受け取ったFax文書を人間が見て行き先を判断しなければならない工数がムダ
- データ受信だけでなく紙にもプリントされる設定なら、受け取った情報が印刷される紙とトナー・インクがムダ
- 場合によってはFax送受信するために出社すること自体がムダ
- この辺を全部アナログな処理として人間がやらなければならないこと自体がムダ
まだまだあります。生産性があげられない原因で気がついてないかもしれない、実は影響が大きいいろんなムダが、、、、
- 誤送信とそれを防ぐためのルール化
- 送信先リストの管理・メンテナンス
- Fax機と配布の棚を置くスペース
- 出社を前提とした機器管理
- 押し売りFAXのための受け皿になる（これ結構深刻）
ムダムダ言ってすみません。このムダが市場になっているのもわかった上で敢えて、みんなで新しい価値を生んだほうが良いんじゃないかなと思うんです。
はい、ということで、今日もグチってしまいましたが、私の勝手な結論としては、誰かへの忖度が国民文化的雪だるま状態になっている結果がFAXですので、みんなで一斉にやめましょう、という提案でした。
変わりに何を使うか？
良いツールが使えてない場合は、万人向けのスキャンしてPDFとメールでとりあえず対応でしょうか。
それすら叶わず今のFAXが残るなら、すみませんがその世界とは付き合えませんとしたほうが、世界の人々が有効に人生の時間を使うために良いと思いません？