【電話回線を廃止】時間と効率を
ニューノーマルに向けた社会や経済が進む中で、サラリーマンのオフィスも変えていかざるを得ない状況になってきました。
え、まだ検討段階なの？と思われるかもしれませんが、いろんな葛藤が社内で進行中なので、メモっておこうと思います。
空気のような電話
普段の生活ではほとんどと言っていいほど電話をかけなくなりました。友人はLINEやSNS、問い合わせや買い物はwebで事足りるようになってもう10年近いでしょうかね？
それがなぜか会社のオフィスとなると、空気のように当然の如く固定電話とFaxが装備されています。メールもネットも無かった昔は、外線からかかってくる大代表の電話に専門職の交換手が応答して、各部署の内線番号に転送していたのですが、ダイヤルイン方式で各部署に直接電話番号を付番して部署ごとに要件をさばいていくということになりました。
職員配置のコストや処理の時間から考えれば、メールやwebでの受発注や連絡に集約が可能で、既にそれが可能な時代になっているわけです。
が！取引・商流上のやり取りは、良くてPDFのメール添付、最悪FAXか電話での受注に頼ってしまっています。
これをデジタル化、それも電子取引化しない限り効率化できないのですが、固定電話回線が存在してしまっていることが、逆に弊害となってしまっているということに気がついたのですが、営業時間内に電話が通じないということは「あり得ない」という不文律が有るため、電話番というミッションが発生してしまっています。
ということで、このあたりを刷新するために、ダイヤルイン電話番号は2つまでに絞って残りの固定電話は全廃。代わりに会社貸与の携帯電話を全部内線化して運用することになりました。これはトライアル運用を飛び超えて、もう電話会話有りきの業務や事業はやらないということを内外に実務で示す事にしたわけです。
その代わり、大代表的なミッションの社員が復活し、受けた電話を営業時間に限りひたすら社員に転送ならぬチャットで知らせるのです。その後は、ミッションごとの担当者に「必要であれば」直接電話してくださいとして、連絡工数の適正化を進める算段です。
会話のための電話を掛ける人は、他人の時間を奪っていると言われますが、罪悪感を持つに至る人はまだ私の居る業界では少数派です。業務上連絡を取り合う人達に対して、電話を掛けるくらいなら、文字で伝える、デジタル手法でスマートに仕事を進める方が便利で早いと思わせる実力行使になるのではないかと思います。
メールが横行
これもニューノーマルのスタイルの議論になった時に気がついたのですが、既にメールは業務効率を下げるビジネスツールなのだとわかりました。特に社内連絡や議題ごとのディスカッションについては、無駄としか思えないようなマナーやルールが横行していて、業務効率低下だけでなく、妙な社内ルールにより、つまり世間で通じない時間の無駄にしかならないような作業が必要だったりもします。
急にチャットを主体とした連絡やディスカッションにシフトしようとしてもなかなか使いこなせる人が少なく、ある一定の高齢の社員はお手上げ状態の人も居て、多くが役職者だったりします。
このような新旧年齢もツールも入り乱れた状態なので、まずスタートしたのは、「無駄なCCはやめる」「挨拶文や役職名は原則不要」あたりの新ルールがスタートしました。まだ新方式に非常に抵抗感がありますが、未来を背負う若手社員にとってはなにも問題無いようです。
普段からチャットルームでの文字ベースでのディスカッションを進めていれば、打ち合わせの数は8割減できるのではないかと試算しています。残り2割も、そのほとんどがオンラインでも事足りるだろうと思われ、実際に会う時には、より質の高い建設的な事を討議するために費やすことができるようになるでしょう。
ともあれ、キーワードは、時間と効率です。忖度を削ぎ落としていくのも、時間と効率をゲットするためですね。
残る事務所の勤務スタイル
これからの新しい会社オフィスのあり方を考える時には、リモートワークの一つの選択肢として出社しても良い、とするのがいいんじゃないでしょうか。自宅に仕事環境が無い人も多く、客先など出先が無い社員は、ずっとカフェなどのワークスペースを確保するのも大変でしょうから。
もちろん社員全員分のデスクやスペースを用意する必要がないので、事務所コストは下がり、通勤コストもリスクも減ります。その代わりに在宅を含めたリモートワークのためのコストを会社負担で補助することは必要でしょう。
これが可能になるとわかれば、住むや働き方のスタイルは、より個人にカスタマイズされ生活の質が上がるし、満員電車の撲滅という社会貢献にもなります。
一旦出社したなら、いつもの通りPCとスマホをイヤホンしながら仕事するか、敢えてムダ話をして人的交流を深めるか、物理的な会議室でいつものチャットの続きをもとにクリエイティブな話を建設するか。そんな感じの場所に会社のオフィスはなっていくような気がします。
オフィスに出たときくらい、生身の人とリアルに会話交流したいじゃないですか。この世に生きてる価値はそこに有るんだと気が付かされた感じではあります。