働き方

オフィスの会議室問題

投稿日:20200705

働き方改革や感染防止などで、オフィスのあり方議論が盛んなこの頃です。

いつの時代でも結構な議論になってなかなか結論のでない会議室問題というのがありますが、皆さんの会社ではどうでしょう?

 

在宅勤務でそもそもオフィス要らない?

office phone
都道府県の要請という形で外出自粛が一般化しましたが、当初8割の接触削減とかという数値が発表されていたものの、企業活動についてはそれほど強く言われてませんし、もちろん強制力もありません。

そういう背景もあり、実際のところは経営者からは社員に対して事実上の出社の要請があります。

今まで疑問に思う必要も無かったオフィスへの出社。今では大きな課題になりました。

 

オフィス出社の必要性は

office
事務所系の事業所に限った話になると思いますが、そもそも会社に集まって業務を行う理由を考えてみました。大きく分けて2つかと思います。

  • 紙とハンコに代表される、アナログ旧式のワークフローしかできないケース。これは今後の対策や事業効率を考えると、議論するまでもなく早急に設備が必要でしょう。経費精算や申請書ワークフローなども同様。
  • 事業戦略を練る、人材育成・社員間交流のための対話・会話など、オンライン会議でも可能だが、人の心情に訴えることで、効率よく質の良いアイデアにつながるような会議。これなら手間をかけてでも集まって一気に済ませるほうが経営効率が良いと思われ、今後も日時を決めた上でオフィスに集合することが重要と判断される。

こう考えると、

  • 業務効率追求→オンラインで移動を省略したリモートワークが基本
  • 事業効率追求→オンライン・オフライン(アナログ)の使い分け

という大枠になると思います。

オフィスのこれから

自宅が会社という人を除き、完全オフィス無しの会社はまず無いでしょうから、賃貸でも自社物件でも、地代家賃負担分ついては軽いほうが良いに決まってますよね。

オフィスを構えるコストを、コワーキングスペース利用やレンタルオフィスを借りる企業も増えたそうです。

中には曜日貸しが可能な物件も出てきたようで、毎週決まった曜日に重要な会議や面談があるというように固定しておき、他の曜日の賃料を浮かせてオンライン業務をすすめるという方法も良いと思います。

出社時に何が必要?

conferenceroom

一人でできる仕事をするためにオフィスに出社する必要はもう無いでしょう。打ち合わせが必要な業務もオンラインの方が効率は良いと思います。

とはいえ、常時自社のオフィスを構える会社が今はほとんどでしょう。

一旦出社すると決めたら、せめてニューノーマルな出社のしかたを考えていきたい。となると、会議室問題が出てきます。

会議室という物理スペースが2人から大人数までのいろんなサイズで必要とされます。

この会議室の構成については、いつの時代も揉めるんですよね。

計画時には良かれと思って作った会議室が使われない、大きすぎる小さすぎる、音が漏れる、いつも予約でいっぱい、予約されてるのに使われない、などなど。

やっぱりすべての要請やトレンドを完璧に予測するのは無理なので、せめてフレキシブルにレイアウトできないかなどと考えたいところです。

よくあるのは、4人座れる机をオープンスペースにいくつか配置して無予約で使えるようにしておくパターン。ただこの欠点は、話がだだ漏れということです。

内緒の話なんかするなと言われればそれまでですが、今後は人と「じっくり」はなすために出社するんだと考えれば、最低限落ち着いた、音漏れのない空間がほしいところです。

そんなことを思ってたら、こんなものが出てきましたね。

V-CUBEが展開するテレキューブという、移動式ブース。
https://jp.vcube.com/service/telecube
これ、いい感じですね。

こんなブースがあると、気軽に利用、じっくり話の両立が可能かも。

最近、駅とかビルのロビーなどに置かれ始めた、時間貸し個室ブースの複数人数版みたいな感じで使えるでしょう。

一人で電話対応や資料作成とか、リモート会議参加にもよさそう。

発言を伴うリモート会議では、よほど良い指向性マイクを使うなどしない限り静かな環境での参加が必須ですから。オフィスから参加すると決めたら、こういう環境を探す必要があります。

またこのテレキューブ、必要に応じて簡単に動かせるんだそうです。

資料見てみたら、やっぱりサブスク制とのこと。

時代に合わせてフレキシブルに会議室を変えられるというのは、期待できそうですね。

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