【なぜか会議室不足】リモートワークなのに
なんかおかしいパンデミックへの対応や報道。まぁ70、80代でも無いので扱いが違う風邪だと割り切って過ごしてます。
かよっている会社では相変わらずなんだか、なし崩し的にオフィスへの出勤が増えてきました。
なんだか違う会議室の予約
社員は基本的に在宅ワークをするように指示されていたはずなんですが、実はそれは推奨レベルなわけです。となると、在宅ワークをすることに何かの問題があったり、そもそもリモートワークの環境に対応が難しい社員など、事情は違うものの会社のオフィスにいつものように出社してきてしまう社員が続出しています。
それでこのところ、オフィスに数カ所有る会議室が軒並み取り合いになっています。当日や前日でもさっぱり予約を入れられない状態ですが、原因がわかってきました。
予約が入りまくっている理由は、主にリモート会議対応なんですね。会社に居る人が、主に自宅から参加の社員とのミーティングのために会議室を使う、と。
業務スタイルがいまだ改善されていない場合に必要となるのがミーティングですが、なぜか皆2時間単位で予約しているんです。
リモートミーティングだと30分単位で済む世界になるのかと想像していたのと逆ですね。
なぜそうなるのか訊くと、PCや通信環境のセットアップの時間やミーティング時の音モレに対する配慮から、一応音の漏れにくい環境の会議室を予約するのです。
ある意味慣れてきたのでそういう方法を採るのかもしれませんが、そんなことなら参加者各自が独立したPCまたはスマホ環境で会議に参加すればいいだけの話です。
設備と運用コンセプトを、一回最初から組み直したほうが良いと思うんですがねぇ。
無いものねだりすると
出社してきてしまう人の中には、単独や2人でリモートミーティングに参加する場面がありますが、そのために6人や10人部屋を占拠してしまうのは、オフィスの有効利用とは言えません。
前にテレキューブの話を少々書きましたが、大きめな会議室をいくつかつぶして、こういうテレキューブ的な小型防音室がいっぱいあればいいのにと思います。
1〜2人でこもるためのサイズの部屋も有るのですが、当然今はすぐに埋まってしまいます。
やはり防音のための物理的な会議室を取り合って仕事するということ自体、ホント何やってんだろうという感じになりますね。
でもまぁ、東京のど真ん中にとりあえず社員のためにリモート用小部屋がいっぱいある会社って、やっぱ今後は無い、でしょうかね。
逆にこういうシェアオフィスやコワーキングスペースのニーズは大有りかと思います。場所と時間をいつでも有効に使うことができるオンラインのネットワーク付きオフライン施設、というややこしいものが求められているとは思います。
家庭用などでダンボールの箱で囲って簡易防音室作るアイデア製品も出ているようですけど、防音効果や空調などを考えるとちょっとコスパがイマイチな感じもあるようです。ちゃんとした防音室はそれはそれは高価で、ちょっと簡単には手が出ません。
リアルミーティングが良いとは言われても
おそらく皆さんの会社でもそうかと思いますが、ミーティングを開催するとオフライン参加かオンラインかを訊かれることもあるかとも思います。
もう慣れた会社では基本はリアル(オフライン)だけど、オンラインも用意するという感じになり、そのうちオンラインが基本で、オフラインに集まる人は少数という感じに。
いずれにせよ全員オフラインというとき以外は、必ずネットワーク経由での参加メンバーのために会議室で何かしらの準備がされている状態で行いますが、だいたい議題や資料、リアルに検索画面を見ながら皆でディスカッションしていくという感じになると思います。
が！今日久々にフルオフライン、つまり参加者全員が一か所の会議室に集まって普通にミーティングを行うという場面で、大いに時間のムダとなりました。
いろいろ原因が重なってたこともありますが、まずはホワイトボードが無い応接室しかあいてなくて変更の手間に30分、PC画面も表示できず紙の資料の共有を紙でコピーを取りながら進めるのに30分、ググりながらアイデアをまとめていくのに画面共有ができずネットも遅いというようなグダグダ感。
主要メンバーが居るその会議室に訪問するために、5人がそれぞれ1時間も2時間もかけて集まっている事など、もう耐えられませんね。
一度ネットミーティングでの効率の高さに気づいてしまっているので、リアルのミーティングは、物理的に一か所に集まること自体に相当な価値があると見込まれる場合にのみ開催するべきだと痛感した一日でした。
長引いた会議後は、ホワイトボードに苦労して書いた内容の文字起こし作業、その分類と共有作業、次回ミーティングのための準備作業を現地担当者が残業して片付けるという感じですね。
今日のようなミーティングで自分が主催者の場合は、オンラインミーティングでのみ参加を許し、議事録が自動生成されたあと余った時間に中間地点で希望者のみオフライン反省会ランチを行う、という感じにします。ディナーでもいいんですがね。それなら結構クリエイティブな意見も出そうですし。もちろん時間と財布が許すなら（笑）