スマホでリモート会議できます

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今日は仕事関連で、リモート会議について情報交換する場面が有ったんですが、久々に苦笑してしまいました。

やっぱり見た目の形とか第一印象でしくみを理解しているのは、どうも危なっかしいと思ったのでした。

 

リモートツールの仕組みを理解しましょ

remote work
半年くらい前なら、リモートワークと言ったところで用語が入ってなかった人の方が多かったですね。なんですかそれ?って感じでした。

ところが強制的に多拠点多人数でのミーティングが必要に状況になって、それぞれオフィスの会議室にPCと会議用スピーカーを予約してセッティングしてオンラインミーティングに臨みます。

今日苦笑してしまったのは、「PCもスピーカーも今は用意できないので参加できません」という、最新スマホ持ちの社員達からのコメントでした。
え?スマホで参加してくれればいいですよ!と言うと、なんですかそれ?状態になったわけです。

思い出せば、だいたい1部署に1人くらいはこのPCベースの会議システムの仕組みを理解してセッティングまでできる人が居るんですが、参加人数が3密状態で数名以上集まってリモート会議を運用する場合は、その都度しっかりと機器のセッティングをしてくれています。
実はこれがちょっとまずかった。

仕組みを最初に理解していれば、最初にスマホを使った会議が浸透していたかも知れなかったんです。

もっと手軽に、各自の自宅でタイムリーにサイバー空間の会議に馴染むことができたはずなんですよね。

なぜか会社オフィスに出社している社員が多いことも災いして、在宅などの個人単位で参加するのが最も手軽だということも皆わからずにしばらく過ごしてきたわけです。

というわけで、いま周囲を巻き込んで時間節約のための挽回中です。

 

なぜリモート会議ができるか、しくみを最初に理解するべき

speaker
お読みの皆さんには釈迦に説法となりますが、リモート会議に必要な機能といえば、

  1. ネットワーク
  2. カメラ
  3. マイク
  4. スピーカー
  5. これらを操る機器とアプリ(ハードウェアとソフトウェア)
  6. 参加者の環境

ですが、それらは全部スマホに装備されてますね。

それぞれにもうちょっと理解を深めておきたいところとしては、

ネットワーク

    • インターネットが基本
      • WiFiが基本
      • 4Gでも可能
    • 電話回線でも可だが、時間比例の課金のためコスト高

カメラ

    • 常時ONにする必要なし。
    • 最初の挨拶だけ映像を映し、その後はネットや演算負荷軽減のためにOFFにする、などで運用するのもあり。

マイク

    • 発言する人の声を拾うものなので、同じ部屋で遠くの人が発言する場合はそれ用の機器を準備
    • 1対1や4人くらいまでなら、スマホのスピーカーモードで十分
    • ノートPCにはだいたい標準装備されているが、デスクトップPCにはだいたいオプション

スピーカー

    • 基本はイヤホン・ヘッドフォンを使い、会議で流れる声を聞き取りやすくする。
    • ハウリング防止機能の助けにもなる。
      • 会社に有る何台かのPC接続用USBマイク・スピーカーの中での人気筋はこのへんでしょうか。

PCまたはスマホ

    • スマホには必要機能が全部詰まっている。
    • どちらもイヤホン運用がオススメ。

参加者の環境

    • 少々声を発しても問題ない環境
    • 特に必要なのは、騒音レベルが低い環境。
    • スマホならノイズキャンセリング機能付きでうるさいところでもOKのことが多い。

こういったように、多少の慣れは必要でしょう。

実はこれら今となっては当たり前の事を、入社以来一回も習ったこと無いという社員がほとんどなのには驚きました。

 

一回習えばみんな納得できるので、すぐに使えるようになります。

特に「スマホで電話するのと実は同じ」ということがわかったら、自分の席から普通に会議に参加できることができます。

 

リモート資料を大画面で共有

screen sharing

共有される画面に映し出される、特に表計算資料などを見ながらの会議の場合は、画面が大きいPCが有利です。

しかし、音声でディスカッションに参加し、資料を見るだけの側であれば、今のスマホでも結構問題無いですね。

資料データ発信側も、スマホで理解できるような大きい文字や図を心がけて作成しておくと良いでしょう。

 

リモート説明会や授業でもスマホでOK

e-learning
スマホやパッド一つ用意して、できれば三脚やスタンドを用意するだけで、ちゃんとした説明会や授業が可能です。

リモート会議機能の延長と考え、これも一回やってみればワケないんですが、意外と周囲にきくと発信の経験が無く難しいと感じているようです。

受講する側は必ずしも発声する必要がないので、パブリックな場所からの参加もできます。チャットで文字の発言もでき、顔文字だけのリアクションも手軽で人気です。

考えてみれば、全国・全世界の学校でこの環境さえまず作ってしまえば、仕事でのインパクトよりも絶大なんじゃないでしょうか。

受信側は大きな画面がいいと思いますが、発信側はこれで十分かと思います。

有名な先生の優秀な授業の録画でも観て各自勉強を自宅で進め、質問を受けたり、補講が必要な生徒や社員に応えるためにリアルな会話を使うということにすれば、随分と学校のインフラも、先生達の負担も軽くできると思います。

そして、出社や登校してリアルに会うことができた時には、人としての本来いっしょに過ごすべき時間を謳歌できることになるんだ思います。
やっぱりリアルが一番ですから。

あ、VR・ARが進化したらそれも将来不要?