【何への忖度？】デジタルのマナー
まぁ、新しいこととか新しいフィールドで生活していると、いろいろと慣れないことが多いですよね。
社会のマナーにはいろいろありますが、デジタルマナーというのは、結構考えさせられるものがあります。
メールひとつとっても非効率
デジタルツールも、人とのコミュニケーションの手段としてかなり生活に溶け込みました。
学校で読み書きを教えてくれたおかげで、ペンと紙があれば人と通信することが可能ですが、デジタルツールが使える現代となってはなにせ不便です。
それでもアナログ文化の方が今まで相当に長く続いてきたわけで、その間に積み上げられてきた文化は、そう簡単には無くなりません。
これが社会人の間や会社での業務にそのまま持ち込まれているケースが多いと感じます。
例えば一番基本のメッセージ交換のしくみとしてメールがありますが、最近これが業務効率を落とす文面になりまくっていると感じます。
ここ最近のことではなく、通信容量の制限を気にしなくて良くなった10年以上前にはこんな雰囲気が出来上がってたと思います。
まず、宛先と挨拶から文面は始まります。たとえば、
「〇〇様 △△事業部□□部の☆☆です。おはようございます。いつもお世話になっております。」
のような感じ。この部分、相手が見えてるので要らない文章なんですけどねぇ。
電話でならまだしも、e-mailの機能としても、発信元・送信先が書かれているのでそもそも省略可ですよね。久しぶりに会った人同士ならともかく、頻繁にやり取りしている人ともクセのようにこういう文章を打つ人が、仕事関係の周囲ではほぼ全員です。
そのため、メールシステムには悪いところは無いものの、使い方や文化が原因で非効率や時間の損失につながっていると言えるかと思います。
1対1の単なる伝達でも、一生懸命メールを書いたり、電話をしたりしますが、なんで世の中に多数あるチャットツールが、企業内で一般化しないのか不思議です。あ、当社だけ？
誰による誰のためのマナーなのか
またメールに返信すると、今までのやり取りが文末に>>付きなどでどんどんコピーされていき、長すぎて解読理解も困難で、収拾がつかない状態になっていることもよくあります。
Slackなどのチャットシステムを使えばおおかた解決するだろうとは思いますが、多くの企業での今の悩みは、デジタルコミュニケーションに対するリテラシーの低さも有りますが、今までのアナログ文化をデジタル手法でも使わなければならないというような、変な忖度なんじゃないかと思っています。
仕事で、特に社内でのコミュニケーションなどは、相手の顔も役割などの素性はほぼわかっているので、いかに業務効率を上げるかに専念したほうが良いわけです。意外と若手からベテラン社員に向けての過剰な気遣いが見られ、私が一番キライな表現である「◎◎課長様」のような役職+様や殿をつける表現です。
すでに文化になってしまったんだからいいじゃんと言われればそれまでですが、私が新入社員の頃に外部講師から習ったのは、役職+様は間違い、かえって失礼になるとも教わった覚えもあります。
こういうのはタイミングを見て、役職者からサラリと提案をする文化を作るべきかと思います。メールでもアナログ会話でもなんでも、社内の風通し(≒業務効率)のためには、全員さん付けで呼び合う、文章に役職は付けない、などなど。
これだけで社風まで変わるんじゃないでしょうかね。ましてや海外文化でファーストネーム(姓名の名)を呼び捨てで呼び合うことがほとんどで、特に困ってもいませんので、要らん忖度はそもそも存在しません。なんか日本語文化圏でもこんなノリにならないもんですかね？
ZIPファイルのパスワード問題
一方、デジタルでも特別に重要なるとセキュリティ問題は、どれだけ技術が進化しても終わりがなさそうです。
何かのファイルを誰かに電子的に送る場合、送信するメールにZIPファイルにしてパスワードを付けたファイルを添付する方式で送信する場合が有ります。伝達内容が機密な場合もあるからです。
そしてそのパスワードは別のメールにて別途伝えるのが良い、というルールが多くの企業でも採用されています。場合によってはそれが発信者側で自動的に処理され、外部に発信されるような仕組みになっている企業も有ります。
このやり方は途中で盗聴される可能性もあるというインターネットの仕組みからすると、合理的な気もします。
が！これをやっている企業は少なくとも2つの意味でダメの烙印を押されていると思います。
- 1つ目は、この方式で機密文書を遅れば大丈夫だろうという、謎の安心感からのルール化を堂々としてしまっていること。
- 2つ目は、発信側にも受信側にも、無用な労力を費やす必要が新たに生じること
です。
実態は別途ググっていただくなどして、百害あって一利なしのこの方式は誰が考えついたんでしょうかね？
もっと戻るとe-mailにファイルを添付して送信するという行為自体、このご時世では労働生産性を下げているということに、ただただ気が付かないだけなんでしょうか。
ということで、少なくとも日本政府の息が吹きかかった公共機関では、この方式は禁止され、これ以外のセキュリティーが使われるようになる見込みだそうです。
国や権威者によって技術的なこともトップダウンで言わなければ変わらないという性格の強い、日本のデジタル分野ならではの悩みといえるかもしれませんね。